Digitalisasi telah banyak merombak dan mempermudah pekerjaan manusia, salah satunya dalam hal pembukuan. Digitalisasi pembukuan adalah proses mengubah pencatatan keuangan manual menjadi sistem digital menggunakan software pembukuan. Sistem ini menyimpan, memproses, dan menganalisis data transaksi secara otomatis. Dengan begitu, Anda tidak perlu melakukan semuanya secara manual, sehingga kesalahan pun bisa diminimalisir.
Contents
Mengapa Bisnis Perlu Melakukan Digitalisasi Pembukuan?
Setidaknya ada enam alasan mengapa bisnis Anda perlu melakukan digitalisasi pembukuan, yaitu:
1. Lebih efisien karena serba otomatis
Kegiatan pembukuan itu penuh dengan pekerjaan repetitif seperti memasukkan data, memproses faktur, sampai mencocokkan transaksi.
Pekerjaan-pekerjaan seperti ini bisa diotomatiskan oleh software pembukuan, sehingga menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan manusia.
Dengan begitu, Anda dan tim pun bisa lebih fokus mengerjakan kegiatan yang lebih bernilai, efisien, dan produktif.
2. Mudah mengakses data keuangan
Jika Anda melakukan pembukuan di buku, maka Anda harus membuka buku tersebut setiap kali ingin melihat data keuangannya.
Padahal, buku itu bisa saja hanya tersimpan di kantor. Jika Anda atau karyawan perlu melihat data keuangan di luar jam kerja, maka hal ini cukup menyulitkan.
Hal ini berbeda dengan software pembukuan karena:
- Software pembukuan bisa diakses dari komputer, laptop, tablet, maupun ponsel yang Anda genggam dan gunakan setiap hari. Jadi, Anda bisa mengakses data di mana saja dan kapan saja.
- Anda bisa membagikan keuangan data keuangan digital juga dapat dibagikan ke berbagai perangkat dan diakses dari mana saja.
- Anggota tim juga dapat mengakses data yang sama secara bersamaan sehingga efisiensi dan produktivitas kerja dapat meningkat.
3. Mengurangi penggunaan kertas
Sudah tidak zaman menumpuk kertas di meja kerja. Selain terlihat berantakan, kertas-kertas itu memerlukan ruang penyimpanan yang tidak sedikit.
Belum lagi biaya cetak dan fotokopi yang harus dikeluarkan setiap kali Anda ingin membagikan data dengan tim.
Nah, software pembukuan bisa menyimpan data secara digital. Selain itu, penggunaan kertas yang lebih sedikit juga lebih ramah lingkungan.
4. Kerjasama dan komunikasi lebih cepat
Digitalisasi pembukuan tidak hanya memudahkan Anda mengakses data, tetapi juga memudahkan Anda membagikan informasi tersebut kepada akuntan. Anda tidak perlu lagi meluangkan waktu untuk mengirim atau mengantarkan dokumen fisik.
Di sisi lain, akuntan juga dapat lebih cepat menemukan informasi yang dibutuhkan, sehingga mereka dapat bekerja lebih efisien dalam membantu pengelolaan keuangan bisnis Anda.
5. Keamanan lebih baik
Seaman apa pun Anda menyimpan dokumen kertas, selalu ada kemungkinan dokumen tersebut diakses oleh pihak yang tidak berwenang, hilang, atau bahkan rusak.
Dengan pembukuan digital, Anda tidak perlu khawatir data penting yang telah dikumpulkan selama bertahun-tahun hilang akibat satu kejadian.
Data dapat disimpan dan dicadangkan di sistem cloud. Teknologi seperti enkripsi data, firewall, dan berbagai sistem keamanan digital lainnya jauh lebih efektif dibandingkan kunci lemari arsip atau sistem keamanan komputer biasa.
Dengan demikian, catatan keuangan Anda dapat tersimpan dengan lebih aman.
6. Bisa berkembang dan beradaptasi bersama bisnis
Bisnis Anda pasti akan terus berkembang, itu artinya akan ada semakin banyak hal yang perlu Anda tangani.
Di titik ini, tidak mungkin Anda masih mengandalkan pencatatan manual karena akan terlalu memakan banyak waktu. Karena itu, akuntansi Anda perlu berkembang.
Software digital bisa berkembang dan beradaptasi dengan jumlah transaksi yang semakin bertambah, mendukung transaksi dari mata uang berbeda, dan sering kali terintegrasi dengan sistem bisnis lainnya.
Fleksibilitas ini memungkinkan Anda untuk mengembangkan bisnis tanpa memikirkan hal lain.
Bagaimana Cara Memulai Digitalisasi Pembukuan Bisnis?
Beralih dari metode akuntansi tradisional ke akuntansi digital sebenarnya merupakan proses yang cukup sederhana. Transisi ini dapat dilakukan melalui lima langkah utama berikut.
1. Evaluasi proses yang berjalan dan identifikasi kebutuhan digital
Langkah pertama sebelum melakukan digitalisasi pembukuan adalah mengevaluasi seluruh proses yang saat ini berjalan di bisnis Anda.
Identifikasi kendala atau titik masalah (pain points) yang sering muncul serta tentukan bagian mana yang bisa Anda tingkatkan melalui digitalisasi.
Dengan cara ini, Anda akan tahu fitur dan solusi digital yang paling dibutuhkan oleh bisnis.
2. Pilih software atau platform akuntansi digital yang tepat
Setelah mengetahui kebutuhan dalam proses digitalisasi akuntansi, langkah berikutnya adalah memilih software pembukuan yang sesuai dengan kebutuhan tersebut.
Sebaiknya, pilih software yang mudah digunakan, memiliki fitur yang relevan, serta mampu mendukung operasional bisnis Anda.
Lakukan riset dan bandingkan pilihan software Anda dengan mempertimbangkan faktor seperti skalabilitas, kemampuan integrasi dengan sistem lain, serta tingkat keamanan data.
Misalnya, software pembukuan Kledo cocok untuk UMKM maupun perusahaan skala kecil hingga menengah, karena memiliki fitur yang scalable sesuai kebutuhan bisnis.
Selain itu, fitur Kledo juga tidak terbatas pada pembukuan saja, tapi juga ada fitur pengelolaan persediaan yang akan membantu bisnis Anda melaksanakan stock opname, penyesuaian stok, hingga perhitungan HPP.
3. Melatih staf dan pihak terkait menggunakan sistem baru
Meski kebanyakan software dirancang agar mudah digunakan, biasanya pengguna tetap memerlukan pembiasaan dan pelatihan untuk menggunakannya secara optimal.
Namun, jangan khawatir, sebab vendor software sering menyiapkan pelatihan atau pendampingan penggunaan software untuk pertama kali.
Misalnya, Kledo menawarkan pelatihan gratis tanpa batas kepada pengguna yang dilakukan via Zoom. Pelatihan ini diselenggarakan hingga pengguna bisa mahir menggunakan aplikasi.
Ajak tim Anda untuk mengikuti pelatihan, agar mereka bisa memahami manfaat penggunaan software akuntansi, baik bagi pekerjaan mereka maupun bagi perkembangan bisnis secara keseluruhan.
4. Migrasi data
Migrasi data dari sistem lama ke sistem baru merupakan tahap penting dalam proses transisi digital.
Proses ini sebaiknya dilakukan secara bertahap sambil tetap menjalankan sistem lama secara paralel. Hal ini memberikan waktu bagi tim akuntansi untuk menyesuaikan diri dan memahami sistem baru dengan lebih baik.
Setelah seluruh data berhasil dipindahkan dan karyawan sudah terlatih menggunakan sistem baru, proses operasional bisnis dapat berjalan dengan lancar tanpa gangguan yang berarti.
5. Lakukan pembaruan dan audit sistem secara berkala
Sistem digital perlu diperbarui dan diaudit secara rutin untuk memastikan software tetap sesuai dengan regulasi data yang berlaku.
Audit berkala juga membantu mengidentifikasi potensi masalah kepatuhan sejak dini sebelum berkembang menjadi masalah yang lebih besar. Selain itu, proses optimasi sistem dapat meningkatkan efisiensi penggunaan software serta memperbaiki alur kerja yang kurang efektif sehingga pengalaman pengguna menjadi lebih baik.
Dengan mengikuti lima langkah tersebut, bisnis dapat beralih dari metode akuntansi tradisional ke sistem digital dengan lebih lancar. Digitalisasi ini membantu bisnis menjadi lebih siap menghadapi perkembangan di masa depan, meningkatkan produktivitas dan akurasi pencatatan, serta menyederhanakan berbagai proses akuntansi.
7 Tips Digitalisasi Pembukuan Agar Berjalan Efektif
- Tentukan tujuan digitalisasi pembukuan: Sebelum memulai digitalisasi, tentukan terlebih dahulu tujuan yang ingin dicapai. Misalnya untuk mempercepat pencatatan transaksi, mempermudah pembuatan laporan keuangan, atau meningkatkan kontrol terhadap arus kas bisnis. Dengan tujuan yang jelas, proses digitalisasi dapat berjalan lebih terarah.
- Catat transaksi secara rutin: Pencatatan yang konsisten akan membuat data keuangan lebih akurat dan memudahkan saat membuat laporan keuangan seperti laporan laba rugi atau laporan arus kas.
- Simpan dokumen secara digital: Struk, faktur, dan bukti transaksi sebaiknya disimpan dalam bentuk digital. Anda dapat memindai atau memfoto dokumen tersebut lalu menyimpannya dalam sistem pembukuan atau cloud storage agar mudah dicari ketika dibutuhkan.
- Integrasikan dengan rekening bank: Jika memungkinkan, hubungkan sistem pembukuan digital dengan rekening bank bisnis. Integrasi ini memungkinkan transaksi bank tercatat otomatis sehingga mempercepat proses pembukuan dan mengurangi risiko kesalahan input data.
- Gunakan sistem penyimpanan berbasis cloud: Penyimpanan berbasis cloud memudahkan akses data keuangan kapan saja dan dari mana saja. Selain itu, data juga lebih aman karena memiliki sistem backup sehingga mengurangi risiko kehilangan data.
- Susun alur kerja pembukuan yang terstruktur: Digitalisasi akan lebih efektif jika bisnis memiliki alur kerja pembukuan yang jelas. Misalnya, tentukan siapa yang bertanggung jawab mencatat transaksi, memeriksa data, dan membuat laporan keuangan agar proses pencatatan tetap rapi dan konsisten.
- Lakukan evaluasi dan pembaruan secara berkala: Digitalisasi pembukuan tidak berhenti setelah sistem digunakan. Anda perlu melakukan evaluasi secara rutin untuk memastikan sistem berjalan dengan baik, memperbaiki alur kerja, serta menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang terus berkembang.
Mudahkan Pembukuan Anda dengan Software Akuntansi Kledo
Digitalisasi pembukuan membawa berbagai manfaat untuk bisnis, mulai dari menghemat waktu, meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan keuangan bisnis, serta menyimpan data keuangan dengan lebih aman.
Dengan proses yang lebih terstruktur dan data yang tercatat secara otomatis, bisnis dapat memantau kondisi keuangan dengan lebih mudah serta mengambil keputusan yang lebih tepat.
Untuk mempermudah proses tersebut, Anda dapat memanfaatkan software pembukuan seperti Kledo yang membantu mencatat transaksi, menyimpan dokumen secara digital, hingga membuat laporan keuangan secara otomatis.
Kledo juga dilengkapi dengan fitur manajemen persediaan dan invoice untuk membantu pencatatan keuangan bisnis Anda dengan lebih baik.
Dengan sistem yang lebih modern dan terintegrasi, pengelolaan keuangan bisnis menjadi lebih praktis, aman, dan efisien.
